Έργο Six Sigma : COPQ , SIPOC , CTQ

Καλωσορίσατε στο τέταρτο κατά σειρά άρθρο αφιερώματος του labheron.gr για τη μεθοδολογία Six Sigma  , μια προσέγγιση που έχει αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις βλέπουν την ποιότητα και την αποδοτικότητα. Στο σημερινό άρθρο, θα εξετάσουμε διάφορες κρίσιμες ενότητες που αποτελούν τον πυρήνα της εφαρμογής του Six Sigma σε οποιαδήποτε επιχείρηση ή οργανισμό.

Ξεκινώντας με το Γενικό Όραμα του Six Sigma, θα δούμε πώς η σωστή κατανόηση και ορισμός του προβλήματος είναι θεμελιώδεις για την επιτυχία του έργου. Στη συνέχεια, θα εξετάσουμε το Οργανόγραμμα στο Six Sigma, εξηγώντας πώς η οργανωσιακή δομή επηρεάζει την εφαρμογή της μεθοδολογίας.

Θα καταπιαστούμε επίσης με την ανάλυση του Διαγράμματος ροής υψηλού επιπέδου SIPOC, ένα εργαλείο που βοηθά στον προσδιορισμό και την κατανόηση των διαδικασιών που υπόκεινται σε βελτίωση.

Τέλος, θα εστιάσουμε σε τρεις πρόσθετες ενότητες: τα Εργαλεία Παραγωγής Ιδεών, τον Ορισμό των CTQ (Critical to Quality) και το Καταστατικό Έργου, που αποτελούν τη βάση για την προετοιμασία, τον σχεδιασμό και την υλοποίηση ενός επιτυχημένου έργου Six Sigma.

Σας προσκαλούμε να διαβάσετε αυτό το άρθρο για να αποκτήσετε μια ολοκληρωμένη εικόνα των βασικών στοιχείων που καθορίζουν την επιτυχία στην εφαρμογή της μεθοδολογίας Six Sigma. Είτε είστε νέος στον τομέα, είτε ένας έμπειρος επαγγελματίας, αυτό το άρθρο έχει κάτι να προσφέρει σε όλους ενώ μπορείτε να δείτε και το σεμινάριο μας για το six sigma

Τι είναι ένα έργο Six Sigma;

 

• Έχει ένα σαφώς καθορισμένο πρόβλημα. Αυτό σημαίνει ότι το πρόβλημα έχει περιγραφεί με λεπτομέρεια, έχει αναγνωριστεί από τους εμπλεκόμενους και υπάρχει συναίνεση για την ανάγκη λύσης του.

• Αποτελείται από μια διαδικασία (με ξεκάθαρη αρχή και τέλος). Αυτό σημαίνει ότι το έργο έχει σαφείς φάσεις, από τον προσδιορισμό του προβλήματος μέχρι την υλοποίηση της λύσης.

• Είναι οικονομικά μετρήσιμο. Το έργο πρέπει να έχει σαφείς δείκτες επιτυχίας που σχετίζονται με την οικονομική απόδοση του οργανισμού.

• Μπορεί να ολοκληρωθεί σε μια περίοδο 4-6 μηνών. Αυτό βοηθά στη διατήρηση της επικέντρωσης και της δέσμευσης της ομάδας.

• Χρειάζεται μια ομάδα. Η ομάδα πρέπει να αποτελείται από μέλη με διαφορετικές δεξιότητες και γνώσεις, ώστε να μπορεί να αντιμετωπίσει το πρόβλημα από διάφορες οπτικές γωνίες.

Τι δεν είναι  ένα έργο Six Sigma;

 

• Χρειάζεται μόνο ένα άτομο για την ανάπτυξη του έργου. Το Six Sigma είναι μια ομαδική προσέγγιση και απαιτεί τη συνεργασία πολλών εμπλεκομένων.

Ας πάρουμε για παράδειγμα την δημιουργία μιας ιστοσελίδας ή την κατασκευή ενός eshop. Από τον γραφίστα που θα επιμεληθεί το σχεδιαστικό / αισθητικό κομμάτι του έργου, τον coder που θα αναλάβει την υλοποίηση, τον ειδικό είτε στην προώθηση ιστοσελίδων είτε της διαφήμισης στο internet ( βλ google, youtube,facebook, instagram, tiktok κ.α.) και φυσικά τον πελάτη και την όποια ομάδα του θα δείτε ότι το αυτονόητο είναι ότι απαιτείται η ύπαρξη και συνεργασία μιας ομάδας. Μην σας εκπλήξει στο ελάχιστο αν διαπιστώσετε ότι τις περισσότερες φορές βλέπετε ένα freelancer web designer να εκτελεί όλους τους προαναφερθέντες ρόλους…

• Μια απλή λίστα ενεργειών για να διεξαχθούν. Το Six Sigma απαιτεί μια συστηματική και δομημένη προσέγγιση για την επίλυση προβλημάτων.

• Ένας τρόπος υλοποίησης μιας απόφασης (λύσης). Το Six Sigma δεν είναι απλά ένα εργαλείο για την υλοποίηση αποφάσεων, αλλά μια μεθοδολογία για την εύρεση και την εφαρμογή των καλύτερων λύσεων.

Πώς επιλέγω ένα έργο; Κόστος κακής ποιότητας ( COPQ )

 

• Μπορούν να χρησιμοποιηθούν διάφορες πηγές. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την ανάλυση δεδομένων, τα αποτελέσματα ερευνών ή τις συστάσεις των εργαζομένων.

• Για να αποφευχθεί η υποβελτιστοποίηση, τα ανώτερα στελέχη θα πρέπει να συμμετέχουν στην αξιολόγηση και την επιλογή του έργου. Η εμπλοκή της διοίκησης είναι κρίσιμη για την επιτυχία του έργου.

• Τα κριτήρια αξιολόγησης του έργου είναι πολλά, αλλά το κυριότερο είναι το Κόστος Κακής Ποιότητας (COPQ). Το COPQ μπορεί να περιλαμβάνει τα κόστη που σχετίζονται με την παραγωγή κακής ποιότητας προϊόντων ή υπηρεσιών, όπως επιστροφές, εγγυήσεις και κλήσεις στην εξυπηρέτηση πελατών.

Ρόλοι στο Six Sigma | Six Sigma Roles

 

Executive Leadership

Τα ανώτερα στελέχη της εταιρείας είναι υπεύθυνα για την καθοδήγηση και την υποστήριξη των πρωτοβουλιών Six Sigma σε οργανωτικό επίπεδο. Αυτοί ορίζουν την στρατηγική, διαθέτουν τους απαραίτητους πόρους και δημιουργούν ένα περιβάλλον που ενθαρρύνει τη συνεχή βελτίωση.
Champion

Ο “Champion” είναι ο υπεύθυνος για την επιτυχή υλοποίηση ενός ή περισσότερων έργων Six Sigma. Συνήθως, είναι ένας υψηλόβαθμος διευθυντής ή μάνατζερ που έχει την εξουσία να λαμβάνει αποφάσεις και να διαθέτει πόρους.
Master Black Belt

Ο “Master Black Belt” είναι ένας εξειδικευμένος επαγγελματίας στη μεθοδολογία Six Sigma, με εκτεταμένη εμπειρία και γνώση. Είναι υπεύθυνος για την κατάρτιση και την καθοδήγηση των Black Belts και Green Belts, καθώς και για τη στρατηγική εφαρμογή του Six Sigma στην εταιρεία.

Six Sigma Black Belt

Οι “Black Belts” είναι οι ηγέτες των έργων Six Sigma. Έχουν υψηλό επίπεδο εκπαίδευσης στη μεθοδολογία και είναι υπεύθυνοι για την εφαρμογή, την επίβλεψη και την επίτευξη των στόχων του έργου.

Six Sigma Green Belt

Οι “Green Belts” είναι άτομα που έχουν λιγότερη εκπαίδευση στο Six Sigma σε σύγκριση με τους Black Belts, αλλά είναι εξίσου σημαντικοί στην εφαρμογή της μεθοδολογίας. Συμμετέχουν στην ομάδα του έργου και βοηθούν στην εφαρμογή των τεχνικών και των εργαλείων Six Sigma.

Project Team

Η ομάδα του έργου αποτελείται από διάφορα μέλη με διαφορετικές δεξιότητες και εμπειρίες, που εργάζονται συλλογικά για την επίτευξη των στόχων του έργου.

Team Member

Τα μέλη της ομάδας είναι τα άτομα που συμμετέχουν ενεργά στο έργο, εκτελώντας διάφορες εργασίες και λειτουργίες. Μπορεί να περιλαμβάνουν αναλυτές, τεχνικούς, μάνατζερ και άλλους εμπλεκόμενους.

Το Γενικό Όραμα του Six Sigma

 

Ορίστε

Στο αρχικό στάδιο της εφαρμογής της μεθοδολογίας Six Sigma, η προτεραιότητα είναι η ακριβής ορισμός του προβλήματος που αντιμετωπίζετε. Αυτό είναι κρίσιμο γιατί χωρίς ένα σαφώς καθορισμένο πρόβλημα, δεν είναι δυνατόν να προχωρήσετε στην επόμενη φάση, όπου θα πρέπει να καθορίσετε τις μετρικές (KPIs) που θα χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση της εξέλιξης του προβλήματος.

Αναλύστε

Η ανάλυση των δεδομένων που συλλέγονται είναι ουσιαστική για την εντοπισμό των υποκείμενων αιτίων του προβλήματος. Αυτό είναι κρίσιμο για την κατανόηση των δυναμικών που επηρεάζουν τις KPIs και, κατ’ επέκταση, την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας.

Μετρήστε

Η φάση της μέτρησης είναι απαραίτητη για την καταγραφή των αρχικών δεδομένων, που θα χρησιμοποιηθούν ως βάση για την αξιολόγηση των μελλοντικών βελτιώσεων. Είναι σημαντικό να επιλέξετε τις κατάλληλες μετρικές και να καθιερώσετε ένα σύστημα παρακολούθησης που θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε την πρόοδο στο χρόνο.

Βελτιώστε

Μετά την ανάλυση των δεδομένων, ο επόμενος στόχος είναι η εφαρμογή στρατηγικών βελτίωσης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την τροποποίηση των υφιστάμενων διαδικασιών, την εισαγωγή νέων τεχνολογιών ή την κατάρτιση του προσωπικού.

Ελέγξτε

Η τελευταία φάση είναι ο έλεγχος, όπου παρακολουθείτε την αποτελεσματικότητα των εφαρμοσμένων βελτιώσεων. Αυτό είναι κρίσιμο για τη διασφάλιση της διατηρησιμότητας των βελτιώσεων και την επίτευξη των στόχων του έργου.

Σύνοψη περιοδείας DMAIC

 

Η μεθοδολογία DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) προσφέρει μια δομημένη προσέγγιση για την επίλυση προβλημάτων και τη βελτίωση των διαδικασιών. Επειδή βασίζεται σε δεδομένα, καθιστά ευκολότερη την αναγνώριση των πραγματικών αιτίων των προβλημάτων και την εφαρμογή αποτελεσματικών λύσεων.

Αξιολόγηση Έργου και COPQ

 

Ο όρος COPQ (Cost of Poor Quality) , όπως προείπαμε , είναι ένα κρίσιμο εργαλείο για την αξιολόγηση της οικονομικής επίπτωσης των προβλημάτων στη διαδικασία. Η κατανόηση του COPQ είναι ζωτική για την αποδοτική διαχείριση των πόρων και την επιλογή των πιο κρίσιμων πεδίων για βελτίωση.

Το Οργανόγραμμα στο Six Sigma

 

Το οργανόγραμμα δεν είναι απλώς ένα γραφικό εργαλείο που απεικονίζει την ιεραρχική δομή μιας εταιρείας. Στο πλαίσιο του Six Sigma, το οργανόγραμμα αποκτά ειδική σημασία, καθώς βοηθά στην αποτελεσματική διαχείριση και εκτέλεση των έργων βελτίωσης. Εδώ είναι μερικοί τρόποι με τους οποίους το οργανόγραμμα ενισχύει την εφαρμογή του Six Sigma:

1. Καθορισμός Ρόλων και Ευθυνών: Το οργανόγραμμα βοηθά στον καθορισμό των ρόλων και των ευθυνών για κάθε μέλος της ομάδας, από το Executive Leadership μέχρι τους Green Belts και τα απλά μέλη της ομάδας.
2. Επικοινωνία και Συνεργασία: Παρέχει μια καθαρή εικόνα της οργανωτικής δομής, επιτρέποντας έτσι καλύτερη επικοινωνία και συνεργασία μεταξύ των διαφόρων τμημάτων και επιπέδων.
3. Στρατηγική Ευθυγράμμιση: Βοηθά στην ενσωμάτωση των στόχων και των πρωτοβουλιών Six Sigma με τη γενικότερη στρατηγική και τους στόχους της εταιρείας.
4. Αξιολόγηση Επιπτώσεων: Επιτρέπει την αξιολόγηση των πιθανών επιπτώσεων ενός έργου Six Sigma σε διάφορα τμήματα της εταιρείας, καθώς και την αναγνώριση των κρίσιμων σημείων αλληλεπίδρασης.
5. Προσδιορισμός Πόρων: Βοηθά στον προσδιορισμό των απαραίτητων πόρων και των εμπειρογνωμόνων που θα χρειαστούν για την επιτυχή εκτέλεση του έργου.
6. Παρακολούθηση και Ελέγχος: Συμβάλλει στην αποτελεσματική παρακολούθηση και ελέγχο της προόδου, καθώς καθιστά ευκολότερη την αναγνώριση των υπευθύνων για κάθε στάδιο του έργου.

Συνολικά, το οργανόγραμμα στο Six Sigma δεν είναι απλώς ένας οδηγός για την οργανωτική δομή, αλλά ένα ζωτικό εργαλείο για την αποτελεσματική διαχείριση και εκτέλεση των έργων βελτίωσης.

Διάγραμμα ροής υψηλού επιπέδου SIPOC και Εργαλεία Χάρτη Διαδικασίας

 

Το SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) είναι ένα από τα πιο θεμελιώδη εργαλεία στη μεθοδολογία Six Sigma και ειδικότερα στο πρώτο στάδιο της DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Ας εξετάσουμε πώς αυτό το εργαλείο ενισχύει την αποτελεσματικότητα των έργων βελτίωσης:

1. Ολοκληρωμένη Εποπτεία: Το SIPOC παρέχει μια ολοκληρωμένη εποπτεία της διαδικασίας, από την προμήθεια των αρχικών υλικών μέχρι την παράδοση του τελικού προϊόντος ή υπηρεσίας στον πελάτη.
2. Σαφήνεια στις Εισροές και Εκροές: Βοηθά στον καθορισμό των κρίσιμων εισροών και εκροών, επιτρέποντας την ακριβή μέτρηση και ελέγχου των διαδικασιών.
3. Προσδιορισμός Στοχευμένων Περιοχών: Επιτρέπει την αναγνώριση των περιοχών που χρειάζονται βελτίωση, καθώς και των πιθανών σημείων που μπορεί να προκύψουν προβλήματα.
4. Ενσωμάτωση Εμπλεκομένων Μερών: Συμπεριλαμβάνει όλους τους εμπλεκόμενους φορείς, από τους προμηθευτές μέχρι τους πελάτες, εξασφαλίζοντας έτσι την ολοκληρωμένη βελτίωση της διαδικασίας.
5. Βάση για Λεπτομερή Χάρτη Διαδικασίας: Το SIPOC είναι το αφετηριακό σημείο για τη δημιουργία πιο λεπτομερών διαγραμμάτων ροής διαδικασιών, τα οποία μπορούν να περιλαμβάνουν υποδιαδικασίες, καθήκοντα, και ακόμη και επιμέρους εργασίες.
6. Ευελιξία και Προσαρμοστικότητα: Το SIPOC είναι ευέλικτο και μπορεί να προσαρμοστεί σε διάφορες εφαρμογές και βιομηχανίες, καθιστώντας το ένα πολύτιμο εργαλείο για διάφορα είδη έργων.

Συνολικά, το SIPOC διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στην αρχική φάση του DMAIC, παρέχοντας μια υψηλού επιπέδου, αλλά πολύ ενημερωτική, εποπτεία της διαδικασίας που υπόκειται σε βελτίωση. Είναι ένα εργαλείο που διευκολύνει την κατανόηση, την ανάλυση, και τη βελτίωση των οργανωτικών διαδικασιών.

Εργαλεία Παραγωγής Ιδεών, Ορισμός CTQ και Καταστατικό Έργου στο Six Sigma

 

 

Εργαλεία Παραγωγής Ιδεών

 

Στη μεθοδολογία Six Sigma, η παραγωγή καινοτόμων ιδεών είναι κρίσιμη για την επίτευξη βελτιώσεων. Εργαλεία όπως οι συνεντεύξεις, οι ομάδες εστίασης, και τα ερωτηματολόγια είναι απαραίτητα για τη συλλογή δεδομένων και την κατανόηση των αναγκών των πελατών. Επιπλέον, τεχνικές όπως η συγκριτική αξιολόγηση και οι πίνακες ποιότητας μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάλυση της απόδοσης της διαδικασίας.

Ορισμός CTQ (Critical to Quality)

 

Οι παράμετροι που είναι “Κρίσιμοι για την Ποιότητα” (CTQ) είναι οι βασικοί δείκτες που προκύπτουν από τη “Φωνή του Πελάτη” (VOC).

Η διαδικασία καθορισμού των CTQ περιλαμβάνει τρία βασικά στάδια:

1. Προσδιορισμός Πελατών: Αναγνώριση των κύριων πελατών και των αναγκών τους.
2. Ακρόαση της Φωνής του Πελάτη: Συλλογή δεδομένων και πληροφοριών από τους πελάτες μέσω διαφόρων εργαλείων και τεχνικών.
3. Καθορισμός CTQ: Ανάλυση των δεδομένων για τον καθορισμό των κρίσιμων παραμέτρων που επηρεάζουν την ποιότητα.

Καταστατικό έργου Six Sigma

 

Το καταστατικό έργου six sigma είναι ένα έγγραφο που περιγράφει το πλαίσιο ενός έργου Six Sigma. Πρέπει να απαντά σε κρίσιμα ερωτήματα όπως:

• Σκοπός και Σημασία: Γιατί το έργο είναι σημαντικό;
• Υπευθυνότητες: Ποιος είναι υπεύθυνος για την επιτυχία του έργου;
• Οφέλη και Επενδύσεις: Τι αναμένεται να επιτευχθεί;
• Εύρος Έργου: Ποιες διαδικασίες θα εξεταστούν;

Το Καταστατικό Έργου Six Sigma περιλαμβάνει επίσης στοιχεία όπως η επιχείρηση “Υ”, περιγραφή του προβλήματος, στόχοι, φάσμα, κίνδυνοι και ορόσημα.

Είναι ένα ζωτικό εργαλείο για τη διασφάλιση της δέσμευσης και της συμμετοχής όλων των εμπλεκόμενων μερών.

Συνολικά, αυτές οι τρεις ενότητες αποτελούν τον πυρήνα της προετοιμασίας, του σχεδιασμού και της υλοποίησης ενός έργου Six Sigma.

Η συνεχής εφαρμογή και βελτίωση αυτών των στοιχείων είναι κρίσιμη για την επίτευξη της επιθυμητής ποιότητας και αποδοτικότητας.

Επίλογος

Ευχαριστούμε που αφιερώσατε τον χρόνο σας για να διαβάσετε το τέταρτο κατά σειρά άρθρο αφιερώματος του labheron.gr σχετικά με τη μεθοδολογία Six Sigma. Ελπίζουμε ότι το άρθρο αυτό σας προσέφερε σημαντικές πληροφορίες και κατανοήσεις για τα βασικά στοιχεία και τις ενότητες που είναι κρίσιμες για την επιτυχή εφαρμογή του Six Sigma στην επιχείρησή σας ή οργανισμό.

Από τον ορισμό του προβλήματος και την αξιολόγηση του οργανισμού, μέχρι τη χρήση εργαλείων όπως το SIPOC και τα CTQ, η μεθοδολογία Six Sigma προσφέρει ένα πλαίσιο εργασίας για συνεχή βελτίωση και αποδοτικότητα.

Είτε είστε στην αρχή της Six Sigma είτε σε πιο προχωρημένο επίπεδο, η εφαρμογή των αρχών και των εργαλείων που συζητήθηκαν εδώ μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε το επόμενο βήμα προς την επίτευξη της επιθυμητής ποιότητας και αποδοτικότητας.

Σας προσκαλούμε να εξερευνήσετε και τα υπόλοιπα άρθρα της σειράς για να αποκτήσετε μια πιο ολοκληρωμένη κατανόηση του πώς η Six Sigma μπορεί να ενσωματωθεί στην επιχειρηματική σας στρατηγική. Ευχαριστούμε για την προσοχή σας και καλή συνέχεια στις προσπάθειές σας για βελτίωση και αριστεία!